Fuentes: Manageconsulting, Studygs, BuenosNegocios
El mundo de tareas múltiples y variadas nos lleva a concluir que una de las mejores habilidades de gestión que podemos y debemos adquirir es la administración de nuestro propio tiempo.
El primer recurso que debemos utilizar, es el nivel de consciencia que tomamos del uso que hacemos del tiempo: ¿cuáles son las actividades que despliego en un día? ¿cuánto tiempo les dedico a ellas? ¿cuáles son mis prioridades? ¿cuál es mi percepción subjetiva del tiempo?
Matriz del Tiempo
El reconocido autor Stephen Covey nos dice que una buena gestión temporal comienza con la simple clasificación de actividades en cuadrantes, a modo de matriz para la toma de decisiones que considere:
Cuadrante 1: Importante y Urgente
Si una cosa es
importante, y además, urgente, ¡no hay duda de que debés hacerla lo más pronto
posible! Este primer cuadrante identifica problemas o situaciones
de crisis. ¿Continuamente lidias con tareas importantes y urgentes? Esto
aumenta las posibilidades de equivocarse e impide planificar y tener una visión
más global de las prioridades de tu empresa.
Cuadrante 2: Importante y No Urgente
La eficacia en la administración del tiempo se
logra ubicando la mayor parte de las actividades en este cuadrante. Al no
trabajar con tareas urgentes, puedes dedicarle el tiempo necesario a las tareas
esenciales para el desarrollo de tu negocio.
Cuadrante 3: No Importante y Urgente
Llamadas por teléfono, reuniones superfluas...
Este cuadrante se denomina "el cuadrante del engaño": realizar
continuamente tareas urgentes, puede hacerte creer que las mismas son realmente
importantes. ¡Pero no lo son!.
Cuadrante 4: No Importante y No Urgente
Actividades que deben ser totalmente suprimidas:
¿navegar por internet, chequear el correo electrónico cada 5 minutos, responder
un mensaje de texto? Muchas veces este cuadrante incluye distracciones que
sirven de escape a las situaciones de desborde o estrés. Para ser más eficiente,aumentando la productividad, tienes que reducir al mínimo indispensable las tareas que se
ubican en este cuadrante.
¿Cómo Ganar Tiempo?
Según los especialistas la ausencia de autodisciplina y la incpacidad de establecer prioridades suelen conspirar contra una buena gestión del tiempo.
El mejor modo para “ganar tiempo” es el poder perderlo un poco. Para mejorar la propia condición y producción laboral, por ejemplo, el primer paso a desarrollar puede ser el de describir las propias responsabilidades, cuales son los objetivos a alcanzar y los productos a obtener a través del propio trabajo.
Albert Gray autor de "El Común Denominador del Éxito", nos dice respecto a la gestión del tiempo:
"El denominador
común de las personas que alguna vez hayan tenido éxito, radica en el hecho de
que ellas se formaron el hábito de hacer las cosas que a los fracasados no les
gusta hacer." Y ahí lo tienen, el denominador común del éxito es
hacer lo que habitualmente la gente que no tiene éxito, no hace.
Después de haber analizado el estilo de vida de numerosas personas de éxito, Gray descubrió que aquello que las unía no era la capacidad de trabajar tantas horas o la fortuna o la habilidad en las relaciones interpersonales, pero sí la capacidad de dar la precedencia a las prioridades. Conseguían de este modo desarrollar actividades que a lo mejor no eran agradables pero eran necesarias, porque tenían muy claro el objetivo a alcanzar.
Ello explica por qué vemos una
tasa de fracaso del 95% en las pequeñas empresas durante sus primeros diez
años. El 80% de ese 95% fracasan en los primeros dos años. Eso también explica
por qué vemos tantas personas altamente cualificadas que fracasan en negocios
que parecen tan adecuados para ellos.
Y concluye Gray:
Las personas de éxito están influenciadas por el
deseo de obtener buenos resultados. Los fracasados están influenciados por el
deseo de terminar las actividades.
¿Cuáles son los Criterios para Elegir las Prioridades?
Allen (2006) ha determinado un modelo compuesto de cuatro criterios para elegir la actividad que se tiene que desarrollar en cada momento.
- Contexto: cada actividad exige un lugar específico en el que puede ser desarrollada, así como el utilizo de particulares instrumentos (teléfono, ordenador). Estos son los primeros factores que limitan la elección.
- Tiempo a disposición: no se puede decidir empezar una actividad que prevemos que nos ocupará más tiempo del que tenemos a disposición para dedicarle.
- Energía a disposición: algunas actividades requieren una reserva fresca de energía intelectual, otras necesitan más energía física; otras no tienen necesidad de ninguna de las dos.
- Prioridad: Dado el contexto, el tiempo y la energía a disposición, la pregunta que se tiene que hacer es la siguiente: “Entre todas las alternativas en juego, ¿cuál es la más importante en este momento?” Son las prioridades las que tienen que ser programadas, no las actividades a desarrollar.
Control Personal
En definitiva, la gestión eficaz del tiempo es aquella que nos permite tener el control sobre nuestra propia vida. Y con ello poder llegar a un estado de equilibrio que contemple las actividades cotidianas.
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