Layout para la Gestión del Conocimiento

Exitosas compañías han encontrado en la gestión del conocimiento un nuevo arte de la lograr la innovación continua y renovada de sus estrategias, productos y tecnologías.

Apple, Google, Microsoft y otras tantas compañias innovadoras han revolucionado el diseño de los espacios.

Sus objetivos son claros y ambiciosos: 

Promover el talento.

Desarrollar el trabajo en equipo.

Incentivar la creatividad y la innovación.

El nuevo layout las convierte en "organizaciones que aprenden" capaces de :

• Adquirir una gran capacidad de comprender los cambios de su entorno de negocios.
• Flexibilizar sus estructuras con un objetivo: el mercado.....

Lee el artículo completo  aquí http://magementyestrategia.blogspot.com.ar/2013/06/layout-para-la-gestion-del-conocimiento.html

Organización Inteligente: Software & Knoledge Management

Hacia la Organización Inteligente (O.I.)

La propuesta de organización inteligente (O.I.) reconoce antecedentes próximos a inicios de nuestro siglo. En anteriores artículos hemos desplegado las concepciones básicas que alimentan esta noción. Su diseño se origina en los aportes de investigaciones en gestión del conocimiento, en particular aquellos realizados por Nonaka en torno a la espiral del conocimiento y los espacios generadores de innovación (1) y (2). 

La O.I. tiene la particularidad de aunar los principios de administración en un contexto de sistemas de información y procesos para la gestión del conocimiento. Aquí resumiremos sus principales fortalezas. 

1. La O.I. es una organización que aprende

Las O.I. son organizaciones que aprenden en tanto poseen la capacidad de captar, filtrar, producir, y dar significado a datos e información a partir de conformar una compleja red de mapas cognoscitivos colectivos. Estos últimos se definen como un modelo representacional interno, propio de cada individuo o grupo mediante el cual los actores perciben e interpretan el mundo. En una completa cita, Jonhson- Laird (3) grafican la noción de mapa cognoscitivo:

Si el organismo lleva en la cabeza un "modelo a escala reducida" de la realidad exterior y de sus posibles acciones, entonces es capaz de poner a prueba diferentes alternativas, concluir cuál es la mejor de ellas, reaccionar frenta a situaciones futuras antes que estas surjan, utilizar el conocimiento de sucesos pasados al tratar con el presente y el futuro, y en cualquier ocasión, reaccionar de una forma más segura, completa y competente a las emergencias que se les presente.

ATRIBUTOS	ORGANIZACIONES QUE APRENDEN
Característica general de los procesos	Rigidez y flexibilidad. Tendencia a la acción. Proximidad al cliente.
Orden interno.	Autoorganización. Los grupos informales y los grupos de práctica profesional se forman y actúan abiertamente. Formación de equipos de trabajo  multidisciplinarios.
Flujos de información	La información y el conocimiento de las mejores prácticas se comunican en el seno de la organización. Se alienta la transformación del conocimiento tácito en explícito.
Comunicaciones	Predominio de la comunicación lateral. Flujos de interretroacción dinámica.
Decisiones	Descentralización basada en procesos autónomos.
Relaciones con el entorno	Establecer redes de especialistas internas y externas, que a partir del uso de tecnología informática, promuevan el intercambio de formación y experiencias.
Procesos de Aprendizaje	Basados en la formación de mapas y modelos mentales, que se revisan en base a bucles dobles de aprendizaje.
Innovación y creatividad	Generadas en la circulación del conocimiento y en procesos de conversión de los saberes tácitos en explícitos.

2. Procesos de las O.I.

Las O.I. vistas como organizaciones que aprenden despliegan una serie de procesos particulares orientados a fortalecer los intercambios a partir de incrementar y organizar los flujos de información y de conocimiento reforzando las estructuras sociales. Kim (4), uno de los destacados autores en el tema, propone como tales:

• La construcción social de significados y de los espacios metacomunicativos derivados de los  procesos  culturales.  El  significado  que  las  organizaciones  otorgan  al  uso  de  la información es forjado en unidades culturales que conforman un campo semántico. En un segundo  aspecto,  los  procesos  de  socialización  operan  como  decodificadores  del conocimiento,  el  cual  cobra  dimensión  en  el  accionar  de  redes  de  significado. En  este sentido, las tecnologías de información y comunicación significan un factor de cambio en las  estructuras  sociales,  funcionales  y  cognoscitivas  establecidas,  modificando  rutinas  y pautas  de  conducta.
• En  la  definición  de  los  espacios  comunicacionales.  En  este  sentido,  hemos  definido  a  la organización  como  un sistema  de  acuerdos  que  coordina  sus  conductas a través  de  redes conversacionales.  El  dominio  del  lenguaje,  con  su  capacidad  de  “crear  mundos”,  y  el dominio de las emociones, crean una doble dimensión, cognoscitiva y a la vez emotiva de los  modelos  mentales  colectivos.  Le  selección  y  uso de  la  información  de  parte  de  los agentes, y particularmente la utilidad atribuida a la misma, es significada y comprendida en una dimensión racional – emotiva. Los mapas cognoscitivos organizacionales, articulados desde  mecanismos  lingüísticos,  proveen  un  marco  para la codificación  y  decoficación  de los  saberes  tácitos  y  explícitos.

Peter Senge (5) agrega un tercer proceso clave, tal es, las organizaciones inteligentes debe contar la capacidad de reinventarse a sí mismas. Su aprendizaje continuo es reproducido en ciclos de creación, consolidación, y cuestionamiento de sus propios modelos mentales. 

Software para la gestión del conocimiento

En el marco de las O.I. el desafío de los sistemas de información es generar la arquitectura de organizaciones flexibles, capaces de aprender e innovadoras. Varios de los softwares específicos desarrollados en el mercado se han inspirado en la espiral del conocimiento desarrollada por Nonaka.

Cabe aclarar que los tradicionales ERP o sistemas de gestión que utilizan grandes y pequeñas compañías ofrecen limitadas prestaciones a la gestión del conocimiento. Por ello, de manera introductoria, aquí expondremos una primera clasificación de programas para la gestión del saber:

Groupware: noble herramienta de amplia difusión, el groupware se orienta a potenciar la instancia de socialización del conocimiento. En si, el groupware es una red que comunica a equipos de trabajo virtuales, brinda herramientas de colaboración útiles para compartir e intercambiar conocimientos como archivos y bases de datos comunes, conferencias de voz y de datos, salas de reuniones virtuales o sistemas de gestión de proyectos, entre otras. 

Workflow: sistemas que proveen información y seguimiento de los procesos de conocimiento, a la vez que agiliza el intercambio de información y conocimiento. 

Data Warehouse: conocido como el almacén de datos se trata de una base de datos maestra utilizada para organizar, facilitar y agilizar los intercambios de información y conocimientos. En términos generales se define como una copia de las transacciones de datos específicamente estructurada para la consulta y el análisis (7).

Intranets: una de las aplicaciones favoritas de las organzaciones, pues permite difundir conocimiento codificado en a través de información interna, documentos, y acciones de capacitación. Los recursos de intranets para la gestión del conocimiento han ampliado sus capacidades en las instancias de socialización mediante la utilización de foros, wikis, y el acceso a comunidades de práctica.

Inteligencia artificial (IA): basada en principios de redes neuronales y lógica formal, la IA se ha transformado en una herramienta de primer nivel en la simulación de negocios. Su arquitectura permite adaptar esta herramienta como simulador para la toma de decisiones gerenciales (SSD) en áreas de Economía, Finanzas e incluso acciones estratégicas de largo plazo. Estas herramientas permiten a los gerentes anticipar probables escenarios futuros, instrumentar medidas preventivas y adaptarse para futuros cambios. 

Interntet: la red provee tanto a compañías como a las personas de una inmensa variedad de grupos dedicados al intercambio público de información. Ello fortalece tanto la socialización como la capacidad de renovación del saber. En particular, la web articula la gestión del conocimiento a partir de foros de especialistas. En la medida que estas instancias de participación consolidan sus lazos sociales, suelen transformarse en comunidades de práctica. 

Hoy día una alternativa accesibe a todo el mundo es Google Drive https://drive.google.com, servicio gratuito que nos permite intercambiar conocimientos en archivos de Word o Excel subidos en "la nube". 
Si bien el sistema es reciente, su uso permite acceder desde pc o teléfono móvil.

Etienne Wenger ha sido uno de los investigadores que ha difundido la noción de comunicad de práctica, definida como grupos virtuales unidos con el propósito de compartir y desarrollar conocimiento especializado. A través de los fuertes lazos creados, la comunidad de práctica potencia tanto la socialización del conocimiento como la captura y codificación del conocimiento tácito (8). 

Hacia la O.I
A partir de las estrategias de gestión del conocimiento, las O.I. aspiran a convertirse en las organizaciones innovadoras del futuro pues poseen en su seno la capacidad de combinar grandes escalas con flexibilidad de procesos, metas de largo plazo con sistemas que retroalimenten sus aprendizajes en el corto y mediano plazo. 

Nonaka y Takeguchi (9) solían denominar a estas como "organización heterárquica" u "organización hipertexto" pues sacrifica burocracias y jerarquías a cambio de relaciones horizontales que facilitan la creación de nuevo conocimiento. 

Otro destacado autor, Aramburu Goya, propone un esquema de la nueva Organización Inteligente, tal es:

Propuesta de Organización Inteligente

Enfoques anteriores	Nuevo paradigma
Adaptación	Autoorganización
Simplicidad	Complejidad
Trabajo y capital	Información y energía
Información de gestión	Gestión de la información
Jerarquía	Redes
Concentrar /distribuir medios	Concentrar / descentraizar decisiones
Desarrollo tecnológico	Desarrollo cognoscitivo
Control de gastos	Fomento de la innovación
Estabilidad	Inestabilidad

Fuente: Aramburu Goya, N. “De la Burocracia a la Organización Inteligente”, Universidad de Deusto, San Sebastián, 2000.

Referencias

(1) http://magementyestrategia.blogspot.com.ar/2013/03/gestion-del-conocimiento-parte-i_28.html

(2)http://magementyestrategia.blogspot.com.ar/2013/03/nonaka-layout-para-la-gestion-del.html

(3) Jonhson - Laird, "Modelos Mentales en Ciencia Cognitiva", Paidós, Barcelona, 1987.

(4) Kim,  D.H,  "The  Link  between  Individual  and  Organizational  Learning".  Sloan 

Management. 

(5) Senge, P., La Quinta Disciplina, Granica, en http://books.google.com.ar/books?id=B2Nj49-ERykC&pg=PA77&dq=peter+senge+la+quinta+disciplina&hl=es&sa=X&ei=quOHUf3NPKqY0QH7rYGgBQ&ved=0CDAQ6AEwAA

(6) http://es.wikibooks.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_conocimiento/Tecnolog%C3%ADa_y_Gesti%C3%B3n_del_Conocimiento/Herramientas_de_la_gesti%C3%B3n_del_conocimiento

(7) http://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n_de_datos

(8) http://es.wikipedia.org/wiki/Comunidades_de_pr%C3%A1ctica

(9) Nonaka, I. “La Empresa Creadora de Conocimiento”, en “Gestión del Conocimiento”, Harvard Bussines Review, Deusto, Bilbao, 2000.

Gestión del Conocimiento en Industria Automotriz: Caso de Estudio

Autores: Luis A. Rivas Tovar; Brenda Flores Muro (1) 

En la presente sección se hace una reseña de lo que es la gestión del conocimiento en la industria automovilística, destacando como idea principal los tipos de conocimiento, las necesidades a las que se han enfrentado las industrias en el uso de tecnología de información (TI) para poder gestionar su conocimiento de una forma adecuada.

Gestión del Conocimiento en Honda

Nonaka describe en la historia de Honda City, la forma que los ejecutivos japoneses tratan con el proceso de conversión de conocimiento tácito en explícito. En 1978, sus altos directivos iniciaron el desarrollo de un automóvil basado en un nuevo concepto con el lema “juguemos al azar”; esto denotaba que sus autos se estaban volviendo algo común en el mercado; por lo tanto una de sus primeras decisiones fue la de formar un equipo de desarrollo de nuevos productos, el cual estaba integrado por ingenieros y diseñadores jóvenes (conocidos como la primera línea); quienes tenían una visión de lo que era la realidad compleja y aparentemente caótica, lo cual los diferenciaba de los ejecutivos de rango medio quienes eran un puente entre los ideales visionarios de los altos ejecutivos y los empleados de primera línea. El equipo recibió sólo dos instrucciones: 1) generar un concepto de producto que fuese en esencia distinto de cualquier cosa que la compañía hubiese hecho en el pasado y 2) diseñar un automóvil que fuera económico pero no necesariamente barato. En dicha narración se describen tres características más de la creación de conocimiento, que se relacionan con la manera en la que lo tácito puede hacerse explícito: 1) expresar lo inexpresable, para lo cual se confía sobre todo en el lenguaje figurativo y en el simbolismo; 2) diseminar el conocimiento personal de un individuo que debía ser compartido con otros; y 3) compartir un nuevo conocimiento nacido entre la bruma de la ambigüedad y la redundancia. Nonaka propone que la posesión del conocimiento por parte del individuo de la organización, ocurre a través de un proceso de interiorización, pero va más allá en sus apreciaciones necesarias para lograr la expresión de dicho conocimiento interiorizado a través de alguna forma de comunicación (lenguaje figural) para que éste pueda ser diseminado, transmitido a otros individuos de la organización, a cada instante. La interacción es necesaria en toda la organización, pero lo importante es visualizar que la gestión del conocimiento por sí misma no es una responsabilidad propia de un departamento, sino que es una tarea más, implícita en toda la organización. Finalmente Nonaka describe la creación de nuevo conocimiento, en el que una vez identificados los anteriores procesos de interiorización del conocimiento, expresión del conocimiento, y su transmisión, el conocimiento se gesta a través de ideas no muy claras al inicio, sustentado en conocimientos anteriores por lo que puede suponerse erróneamente que es más de lo mismo.

Gestión del Conocimiento en Ford Motor Company.

Este caso ejemplifica la gestión de tres tipos de conocimiento (humano, social y estructural) (Gordon, 2000) y parece apoyarse en lo que los formadores llamarían “centrarse en el rendimiento”. El sistema de gestión del conocimiento Ford recoge y comparte aquellas ideas que los empleados pueden emplear sin demora para hacer mejor su trabajo. Existe un CKO (Chief Knowledge officer) responsable de expandir las mejores prácticas en Ford cuyo programa inició desde 1995, y persigue descubrir las mejores ideas que puedan surgir en las operaciones globales de Ford sobre cómo realizar una labor concreta, y compartirla con cualquier otro miembro en la compañía. El proceso está organizado a través de “comunidades de práctica”, definidas en Ford como “personas que hacen las mismas cosas donde quiera que se sitúen”. Ford ha identificado 19 de esas comunidades. Cualquier persona que realice trabajo físico en cualquier planta de Ford del mundo, pertenece a la misma comunidad de práctica.

Lo mismo ocurre con quienes pintan vehículos, se dedican a labores de diseño o distribuyen las piezas. La réplica de prácticas de negocio comienza con un equipo o una persona que está orgullosa de algo que está haciendo. Supongamos que esa persona está en Alemania pintando vehículos, y que ha encontrado una mejor manera de hacer las cosas. Esta persona se dirigirá a un miembro de su planta denominado “punto focal”, una de las 500 personas que a lo largo y ancho de Ford tiene la misión de introducir dichas ideas en un programa especial instalado en la Intranet corporativa. Esa idea aparecerá en los ordenadores adecuados para las

otras 38 plantas de montaje. Los pintores de esas plantas revisan la idea y deciden si adoptarla o no, junto con la dirección local. Una vez adoptada la práctica se pasa a preguntarse por el valor añadido esperado, por ejemplo, ¿cuánto dinero esperamos ahorrar? Esa predicción se registra en el sistema. A medida que pasa el tiempo, “el punto focal” también registrará el valor real de la idea. Toda esa información se interioriza posteriormente en un informe para los directivos locales, regionales y divisionales. Hasta la fecha, está documentado un beneficio de 600 millones de dólares gracias a este proceso. Pero no es tan fácil como parece. Los procedimientos que permiten recoger, comunicar y manejar la información están divididos en 40 pasos que Ford ha registrado como propiedad intelectual. En 1999, Ford permitió a Shell Oil emplear el proceso bajo licencia, junto con un sistema de ayuda de 60 pasos que permite organizar las comunidades de práctica. Y ¿dónde entra la formación estructurada en este proceso de réplica de las mejores prácticas? En ningún sitio. “Las personas que están en las plantas son las mejores” dice la CKO de Ford…“Si ella encuentra un proceso que permita mejorar alguna actividad, operación, etc., puede grabarlo en un vídeo de dos minutos, y todos los miembros de esa comunidad práctica lo tendrán. Si alguien no entiende el proceso del todo, se volverá a preguntar sus dudas al experto que está junto a él. No le enviarán a alguien de formación del departamento de recursos humanos a que le explique cómo se pinta un coche a alguien que se gana la vida pintando coches”…

Gestión del Conocimiento en Nissan

Durante el desarrollo de su modelo Primera, un “auto global” inicialmente dirigido al mercado europeo y después al mercado estadounidense y japonés. Como parte de su estrategia para el diseño de este auto, los ejecutivos de Nissan realizaron un ejercicio masivo de socialización a través de la experimentación de primera mano de lo que era el mercado de automotores europeo, su cultura automovilística y las condiciones de sus carreteras. En abril de 1986, Nissan decidió desarrollar un auto global de alto desempeño que recibió el nombre de “Primera”. Para ello fue necesario que dicho auto cumpliera que el 80% de sus componentes debían ser fabricados en Europa. Para conseguir este propósito se implantó un sistema organizacional llamado: “División de estrategia de producto” en el cual, el supervisor de un equipo de desarrollo de producto coordina las actividades de diversas áreas, como la planeación, el diseño, las pruebas, la producción y la mercadotecnia, para un modelo de automóvil determinado. Este sistema de producción se diferencia de la organización clásica internacional básicamente en la manera en que gestiona el conocimiento tácito, según se describe a continuación:

Organización en Nissan "Primera"	Organización clásica occidental
Basada en grupos	Basada en individuos
Orientada al conocimiento tácito	Orientada al conocimiento explícito
Fuerte en socialización e interiorización	Fuerte en combinación y exteriorización
Énfasis en la experiencia	Énfasis en el análisis
Sufre de sobreadaptación y pensamiento grupal.	Sufre de parálisis por sobreanálisis.
Autonomía a nivel grupal	Autonomía a nivel individual
Genera caos debido a la superposición de tareas.	Caos producido por el exceso de individualismo.
Redundancia en la información	Baja redundancia

 Tabla 1: diferencias de organización oriental y occidental.

Un aspecto interesante fue la conformación del equipo de desarrollo, ya que fue la manera en que se adquirió conocimiento tácito y explícito del mercado de automotores, la cultura y las condiciones de las carreteras europeas. Este equipo permitió crear una visión del nuevo producto para poder ganar la confianza de los consumidores europeos. El “Primera” de Nissan fue concebido para estar centrado en la “funcionalidad y comodidad” y posteriormente agregaron otros elementos más, que eran el de la seguridad y la rapidez. Se desarrolló un catálogo de 50 páginas con numerosos dibujos, que externalizaban el modelo mental del “Primera”. Sin embargo, dichos bosquejos y la comunicación verbal que se estableció en toda la organización no fueron suficientes para que comprendieran por completo lo que implicaba conducir en las carreteras europeas (alemanas). Para remediar esto, Nissan envió a 1.500 personas a Europa, en un lapso de tres años, de diferentes departamentos: planeación, diseño, pruebas, producción y mercadotecnia, para que adquirieran conocimiento tácito del mercado de automotores. Con ello pudieron lograr un entendimiento común de las diferencias entre los mercados japonés y europeo. La recolección de la información se realizó a través de una oficina europea de Enlace Tecnológico de la firma, en Bruselas. Se enviaba información de sugerencias generales, tal como: “necesitamos un asiento que evite la fatiga aun durante el trayecto de 800km entre Bélgica y Zurich”, y otras especificaciones técnicas. El equipo conformado para el desarrollo del “Primera” sostuvo diálogos de manera frecuente con la oficina Europea de Enlace Tecnológico, debido a que la meta era desarrollar el mejor diseño de interiores que cumpliera con los aspectos de comodidad y placer, sin importar la distancia o velocidad así como visibilidad y operabilidad. El motor también fue sometido a una serie de pruebas rigurosas. El objetivo era que el motor debía tener la misma eficiencia de combustión que los motores europeos. Lo mismo sucedió con la suspensión, pues fue mejorada. El proyecto de “Primera” fue propicio para generar un cambio total en la organización, ya que su corriente principal fue un cambio en cuanto a la visión filosófica de un statu quo (vista de una manera encaminada hacia el fracaso). Cuando finalmente el nuevo producto “Primera” se acercaba más a la realidad, el esfuerzo se centró en asegurar que la Nissan Gran Bretaña (NMUK), encargada de la producción en Europa, estuviera lista para el lanzamiento, lo cual requirió de una adecuada interfaz entre los proveedores locales de autopartes y NMUK, de tal forma que esta interfaz lograra dos cuestiones esenciales: el involucramiento en las primeras fases de desarrollo del producto, y un método efectivo para la transferencia del conocimiento de Japón en NMUK.

Nissan intentó hacer que sus operaciones en Gran Bretaña fueran similares a las que llevaba a cabo en Japón, pero reconoció la importancia de las diferencias culturales y de otros tipos que había entre los ambientes de ambos países. Quizá una de ellas es la descrita en la Tabla 1 en la que se aprecia una diferencia significativa en las formas de organización en cuanto al tipo de conocimiento gestionado y percibido. Mientras que en Japón hay una gran cantidad de  conocimiento tácito que es compartido, en Europa todo el conocimiento era explícito, es decir, se encontraba concentrado en manuales y procedimientos, había por tanto que explicar cómo hacer las cosas. Por ello Nissan codificó su conocimiento y lo transfirió a NMUK, pero para contribuir a la socialización del conocimiento, NMUK envió alrededor de 300 empleados (ingenieros y técnicos de nivel medio) para que adquirieran el saber cómo (Know how) de producción necesario. Con ello NMUK obtuvo una base de conocimientos poderosa, acerca de los procedimientos de producción, lo cual fue de mucha utilidad para resolver los problemas durante la etapa de fabricación. Sin embargo, NMUK tuvo serios problemas en su etapa inicial de producción, cuando varios de sus proveedores no entregaron a tiempo ciertas partes. Para mejorar este proceso clave, NMUK envió a ingenieros japoneses a cada uno de estos  proveedores durante un periodo largo y logró transformar a tales proveedores de lo peor en lo mejor. Esta transferencia de ingenieros japoneses ayudó a generar confianza y a establecer una relación de largo plazo entre NMUK y sus proveedores. En el caso del “Primera” Nissan tuvieron lugar dos etapas de socialización del conocimiento que conviene destacar: El envío de cientos de ingenieros japoneses a Europa para adquirir conocimiento tácito del mercado de automotores, su cultura automovilística y las condiciones de las carreteras del continente. Y el envío de ingenieros y técnicos británicos a Japón para que adquirieran conocimiento tácito acerca de las prácticas de fabricación. 

Referencias

(1) Rivas Tovar, L. A.; Flores Muro, B.; La Gestión del Conocimiento en la Industria Automovilistica, en http://ideas.repec.org/a/col/000129/004153.html