MyE / Management y Estrategia, Pensando el Futuro : Organización Inteligente: Software & Knoledge Management

Hacia la Organización Inteligente (O.I.)

La propuesta de organización inteligente (O.I.) reconoce antecedentes próximos a inicios de nuestro siglo. En anteriores artículos hemos desplegado las concepciones básicas que alimentan esta noción. Su diseño se origina en los aportes de investigaciones en gestión del conocimiento, en particular aquellos realizados por Nonaka en torno a la espiral del conocimiento y los espacios generadores de innovación (1) y (2).

La O.I. tiene la particularidad de aunar los principios de administración en un contexto de sistemas de información y procesos para la gestión del conocimiento. Aquí resumiremos sus principales fortalezas.

1. La O.I. es una organización que aprende

Las O.I. son organizaciones que aprenden en tanto poseen la capacidad de captar, filtrar, producir, y dar significado a datos e información a partir de conformar una compleja red de mapas cognoscitivos colectivos. Estos últimos se definen como un modelo representacional interno, propio de cada individuo o grupo mediante el cual los actores perciben e interpretan el mundo. En una completa cita, Jonhson- Laird (3) grafican la noción de mapa cognoscitivo:

Si el organismo lleva en la cabeza un "modelo a escala reducida" de la realidad exterior y de sus posibles acciones, entonces es capaz de poner a prueba diferentes alternativas, concluir cuál es la mejor de ellas, reaccionar frenta a situaciones futuras antes que estas surjan, utilizar el conocimiento de sucesos pasados al tratar con el presente y el futuro, y en cualquier ocasión, reaccionar de una forma más segura, completa y competente a las emergencias que se les presente.

ATRIBUTOS	ORGANIZACIONES QUE APRENDEN
Característica general de los procesos	Rigidez y flexibilidad. Tendencia a la acción. Proximidad al cliente.
Orden interno.	Autoorganización. Los grupos informales y los grupos de práctica profesional se forman y actúan abiertamente. Formación de equipos de trabajo multidisciplinarios.
Flujos de información	La información y el conocimiento de las mejores prácticas se comunican en el seno de la organización. Se alienta la transformación del conocimiento tácito en explícito.
Comunicaciones	Predominio de la comunicación lateral. Flujos de interretroacción dinámica.
Decisiones	Descentralización basada en procesos autónomos.
Relaciones con el entorno	Establecer redes de especialistas internas y externas, que a partir del uso de tecnología informática, promuevan el intercambio de formación y experiencias.
Procesos de Aprendizaje	Basados en la formación de mapas y modelos mentales, que se revisan en base a bucles dobles de aprendizaje.
Innovación y creatividad	Generadas en la circulación del conocimiento y en procesos de conversión de los saberes tácitos en explícitos.

2. Procesos de las O.I.

Las O.I. vistas como organizaciones que aprenden despliegan una serie de procesos particulares orientados a fortalecer los intercambios a partir de incrementar y organizar los flujos de información y de conocimiento reforzando las estructuras sociales. Kim (4), uno de los destacados autores en el tema, propone como tales:

La construcción social de significados y de los espacios metacomunicativos derivados de los procesos culturales. El significado que las organizaciones otorgan al uso de la información es forjado en unidades culturales que conforman un campo semántico. En un segundo aspecto, los procesos de socialización operan como decodificadores del conocimiento, el cual cobra dimensión en el accionar de redes de significado. En este sentido, las tecnologías de información y comunicación significan un factor de cambio en las estructuras sociales, funcionales y cognoscitivas establecidas, modificando rutinas y pautas de conducta.
En la definición de los espacios comunicacionales. En este sentido, hemos definido a la organización como un sistema de acuerdos que coordina sus conductas a través de redes conversacionales. El dominio del lenguaje, con su capacidad de “crear mundos”, y el dominio de las emociones, crean una doble dimensión, cognoscitiva y a la vez emotiva de los modelos mentales colectivos. Le selección y uso de la información de parte de los agentes, y particularmente la utilidad atribuida a la misma, es significada y comprendida en una dimensión racional – emotiva. Los mapas cognoscitivos organizacionales, articulados desde mecanismos lingüísticos, proveen un marco para la codificación y decoficación de los saberes tácitos y explícitos.

Peter Senge (5) agrega un tercer proceso clave, tal es, las organizaciones inteligentes debe contar la capacidad de reinventarse a sí mismas. Su aprendizaje continuo es reproducido en ciclos de creación, consolidación, y cuestionamiento de sus propios modelos mentales.

Software para la gestión del conocimiento

En el marco de las O.I. el desafío de los sistemas de información es generar la arquitectura de organizaciones flexibles, capaces de aprender e innovadoras. Varios de los softwares específicos desarrollados en el mercado se han inspirado en la espiral del conocimiento desarrollada por Nonaka.

Cabe aclarar que los tradicionales ERP o sistemas de gestión que utilizan grandes y pequeñas compañías ofrecen limitadas prestaciones a la gestión del conocimiento. Por ello, de manera introductoria, aquí expondremos una primera clasificación de programas para la gestión del saber:

Groupware: noble herramienta de amplia difusión, el groupware se orienta a potenciar la instancia de socialización del conocimiento. En si, el groupware es una red que comunica a equipos de trabajo virtuales, brinda herramientas de colaboración útiles para compartir e intercambiar conocimientos como archivos y bases de datos comunes, conferencias de voz y de datos, salas de reuniones virtuales o sistemas de gestión de proyectos, entre otras.

Workflow: sistemas que proveen información y seguimiento de los procesos de conocimiento, a la vez que agiliza el intercambio de información y conocimiento.

Data Warehouse: conocido como el almacén de datos se trata de una base de datos maestra utilizada para organizar, facilitar y agilizar los intercambios de información y conocimientos. En términos generales se define como una copia de las transacciones de datos específicamente estructurada para la consulta y el análisis (7).

Intranets: una de las aplicaciones favoritas de las organzaciones, pues permite difundir conocimiento codificado en a través de información interna, documentos, y acciones de capacitación. Los recursos de intranets para la gestión del conocimiento han ampliado sus capacidades en las instancias de socialización mediante la utilización de foros, wikis, y el acceso a comunidades de práctica.

Inteligencia artificial (IA): basada en principios de redes neuronales y lógica formal, la IA se ha transformado en una herramienta de primer nivel en la simulación de negocios. Su arquitectura permite adaptar esta herramienta como simulador para la toma de decisiones gerenciales (SSD) en áreas de Economía, Finanzas e incluso acciones estratégicas de largo plazo. Estas herramientas permiten a los gerentes anticipar probables escenarios futuros, instrumentar medidas preventivas y adaptarse para futuros cambios.

Interntet: la red provee tanto a compañías como a las personas de una inmensa variedad de grupos dedicados al intercambio público de información. Ello fortalece tanto la socialización como la capacidad de renovación del saber. En particular, la web articula la gestión del conocimiento a partir de foros de especialistas. En la medida que estas instancias de participación consolidan sus lazos sociales, suelen transformarse en comunidades de práctica.

Hoy día una alternativa accesibe a todo el mundo es Google Drive https://drive.google.com, servicio gratuito que nos permite intercambiar conocimientos en archivos de Word o Excel subidos en "la nube".
Si bien el sistema es reciente, su uso permite acceder desde pc o teléfono móvil.

Etienne Wenger ha sido uno de los investigadores que ha difundido la noción de comunicad de práctica, definida como grupos virtuales unidos con el propósito de compartir y desarrollar conocimiento especializado. A través de los fuertes lazos creados, la comunidad de práctica potencia tanto la socialización del conocimiento como la captura y codificación del conocimiento tácito (8).

Hacia la O.I
A partir de las estrategias de gestión del conocimiento, las O.I. aspiran a convertirse en las organizaciones innovadoras del futuro pues poseen en su seno la capacidad de combinar grandes escalas con flexibilidad de procesos, metas de largo plazo con sistemas que retroalimenten sus aprendizajes en el corto y mediano plazo.

Nonaka y Takeguchi (9) solían denominar a estas como "organización heterárquica" u "organización hipertexto" pues sacrifica burocracias y jerarquías a cambio de relaciones horizontales que facilitan la creación de nuevo conocimiento.

Otro destacado autor, Aramburu Goya, propone un esquema de la nueva Organización Inteligente, tal es:

Propuesta de Organización Inteligente

Enfoques anteriores	Nuevo paradigma
Adaptación	Autoorganización
Simplicidad	Complejidad
Trabajo y capital	Información y energía
Información de gestión	Gestión de la información
Jerarquía	Redes
Concentrar /distribuir medios	Concentrar / descentraizar decisiones
Desarrollo tecnológico	Desarrollo cognoscitivo
Control de gastos	Fomento de la innovación
Estabilidad	Inestabilidad